Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la façon dont vous gérez les expériences compte plus que jamais. Clients, employés ou partenaires, nous voulons tous un moyen rapide, simple et sécurisé de faire les choses.
Combien de fois êtes-vous arrivé dans un établissement et vous vous êtes retrouvé à faire la queue pour écrire votre nom complet à la fin d'une liste qui semblait sans fin? Seulement pour attendre un peu plus pendant que la réceptionniste annonce votre arrivée à l'hôte de la réunion qui a probablement oublié d'ajouter votre nom à la file d'attente du bureau de sécurité du jour.
Ce n'est pas une première impression idéale pour qui que ce soit et cela pourrait également nuire à votre entreprise. C'est une expérience sur papier qui manque de la confidentialité requise par les normes du monde majoritairement numérisé d'aujourd'hui.
Les organisations modernes préfèrent la méthode plus simple et d’un façon numérisée.
Rencontrez l’auto-inscription, la plateforme de gestion des visiteurs qui permet aux entreprises, aux hôtels, aux associations professionnelles, aux banques, aux hôtels, aux hôpitaux, aux bureaux à locataires multiples, aux universités et aux espaces de coworking de gérer facilement l'expérience des visiteurs en éliminant les étapes fastidieuses du processus.
L'auto-enregistrement vous aide à rationaliser le processus d'admission de vos invités dans les locaux du bâtiment tout en vous donnant la vue d'ensemble nécessaire pour augmenter l'efficacité de vos processus internes.
Passez sans papier
Oubliez d'accueillir vos invités avec un papier et un stylo. Donnez-leur la possibilité de s'enregistrer par eux-mêmes de manière plus conviviale et plus efficace et de créer une expérience exceptionnelle dès le départ.
Notifications instantanées
L'hôte de la réunion reçoit une notification dès que ses invités s'enregistrent, afin qu'ils puissent les accueillir dans la salle de réunion désignée dès que possible. De plus, ils peuvent recevoir une notification lorsque les clients partent ou sortent du campus.
Analyser et rapporter
Obtenez une vue d'ensemble meilleure et plus claire des visiteurs quotidiens. L'auto-enregistrement permet de suivre en temps réel qui va et vient, contribuant à une manière plus efficace d'allouer les ressources.
Sécurité et conformité
Basée sur une approche axée sur la sécurité, l'auto-enregistrement est conçu pour protéger les données de vos visiteurs et respecter leur droit à la vie privée.
Accédez à l'interface Web et indiquez le nom, l'adresse e-mail et les détails de la réunion des invités. Dès que vous aurez terminé ce processus, ils recevront un code QR et un message de confirmation. La pré-inscription de vos visiteurs n'a jamais été aussi simple.
Les visiteurs peuvent s'enregistrer sur l'appareil installé à la réception en scannant le QR code reçu après la pré-inscription. Il leur sera demandé de vérifier leurs informations personnelles et de signer l'accord GDPR. Les détails logistiques de la réunion (salle de conférence et comment la trouver) suivront ensuite.
Si un invité n’a pas été enregistré avant sa visite, il peut utiliser l’application à partir de l’appareil à écran tactile de la réception.
Ajoutez une étape supplémentaire au processus en prenant une photo et utilisez-la pour imprimer le badge d'accès nécessaire au point d'accès du bâtiment.
Une fois le processus d'enregistrement terminé, l'hôte recevra instantanément un e-mail / une notification sur son téléphone.
Pré-enregistrer les visiteurs
Ajoutez facilement les visiteurs à venir à l'aide de l'interface Web et envoyez par e-mail aux invités des informations sur leur visite.
Enregistrement automatique
Oubliez les longues files d'attente dans le hall et laissez vos visiteurs s'enregistrer eux-mêmes en quelques secondes tout en maximisant l'efficacité de votre réception.
Les champs personnalisés
Créez différentes catégories de visiteurs (partenaires commerciaux, candidats à l'entretien, employés, etc.) et adaptez votre processus d'enregistrement en personnalisant les champs de données, en demandant aux invités de remplir des informations qui ne s'appliquent qu'à eux.
Notifications instantanées
Informez instantanément l'hôte de l'arrivée de ses invités et éliminez les temps d'attente inutiles. Montrer que vous appréciez le temps de vos visiteurs inspire respect et professionnalisme.
Codes QR
Envoyez un code QR personnalisé à vos invités à utiliser pour se connecter à leur arrivée.
Photo du visiteur
Si nécessaire pour des raisons de sécurité, demandez à votre invité de prendre une photo et de l'utiliser sur son badge d'accès.
Impression de badges
En connectant une imprimante, imprimez facilement sur place le badge temporaire de chaque visiteur, actif lors de sa visite ponctuelle.
Matériel
Profitez de la liberté de choisir votre propre matériel pour l'application et bénéficiez de la même expérience que l'auto-enregistrement a à offrir.
L’image de marque
Accueillez vos visiteurs avec des écrans d'enregistrement personnalisés et adaptez la plateforme à vos directives de marque. Des logos et des jeux de couleurs aux images, polices et arrière-plans dans l'application, assurez-vous que vos invités reconnaissent immédiatement votre marque.
Sécurité améliorée
Conçu avec la confidentialité à l'esprit, l'auto-enregistrement est conforme au RGPD et toutes les informations sont stockées en toute sécurité et cryptées contre tout accès non autorisé.
Reports
Obtenez une meilleure vue d'ensemble de vos informations sur les visiteurs, y compris des données sur les visiteurs précédents, les visiteurs pré-enregistrés, les visiteurs par emplacement, etc.
